Waarom werkt een kwaliteitssysteem niet in de ene organisatie en wel in de andere organisatie?

Een vaak gehoord bezwaar tegen kwaliteitssystemen is dat ze veel extra formulieren genereren.

De norm zegt niets over hoe de opbouw van formulieren moet zijn, de organisatie bepaald het formulierontwerp en het aantal formulieren.

Hoe het zeker niet moet blijkt uit onderbeschreven geval.
Zo kwam ik eens in een organisatie waar alle gegevens die nodig waren om het primaire proces te volgen goed werden vastgelegd. Voor de auditoren was er echter een klein probleem ze konden niet in een oogopslag alle nodige gegevens zien. Om dit probleem op te lossen werden de werknemers verplicht om op een speciaal formulier (dat alleen door de auditoren werd gebruikt) alle gegevens nog een keer vast te leggen.
Op deze manier zoals hier beschreven wordt het draagvlak voor een kwaliteitssysteem natuurlijk snel minder.

Wat werkt wel
Voor een succesvol kwaliteitssysteem gaat Protero uit van een aantal uitgangspunten te weten:
- Het primaire proces (de productie) is het hoofdproces, níet de bewijsvoering of administratie ervan (overhead). - De realisatie van ieder zorgsysteem(project) dient gericht te zijn op:
effectiviteit, , praktijkgerichtheid en no-nonsense.

Hierdoor ontstaat een hoge mate van acceptatie, nodig voor een succesvol zorgsysteem.

En een laatste punt
Daarnaast is er vaak sprake van een geringe bijdrage aan de organisatie doelstellingen.
De kwaliteitssysteem is niet het doel. Maar de bijdrage die het systeem levert
aan het optimaliseren van de operationele processen. Dat wordt nogal eens vergeten.